Last Updated on January 5, 2021
Elektronisch aanbesteden (e-aanbesteden) is het digitaal uitvoeren van een aanbestedingsproces. Er wordt daarom ook vaak gesproken over digitaal aanbesteden. E-aanbesteden maakt aanbesteden eenvoudiger en bespaart tijd en geld. Het verlaagt de drempel voor ondernemingen, om in te schrijven op opdrachten, waardoor een overheidsinkoper kan kiezen uit meer en betere inschrijvingen. Vanaf 1 juli 2017 is elektronisch aanbesteden verplicht voor Europese aanbestedingen, waarvan de aankondiging gepubliceerd is op of na 1 juli 2017.
e-Aanbesteden is een verzamelnaam voor de vervanging van de papieren aanbestedingsprocedures door op ICT-technologie gebaseerde communicatie en verwerkingsprocessen betreffende aanbestedingsprocedures. Hieronder valt het elektronisch doorlopen van de verschillende fases van een aanbestedingsprocedure: bekendmaking van de aankondiging, de verstrekking van aanbestedingsdocumenten, het indienen van inschrijvingen, beoordeling, gunning, bestelling, facturering en betaling.
De elektronische communicatiemiddelen die aanbestedende diensten gebruiken, mogen niet discriminerend zijn, moeten algemeen beschikbaar zijn en interoperabel zijn met algemeen gebruikte ICT. De verplichting en vereisten betreffen Europese aanbestedingen.
De verplichting tot het volledig digitaal zijn van openbare aanbestedingen, geldt voor alle onderlinge communicatie tussen de aanbestedende dienst en betrokken ondernemingen tot en met de ontvangst van de inschrijving.
Voordelen
- een eenvoudig en efficiëntere afwikkeling van aanbestedingen
- lastenverlichting voor de inschrijvende ondernemers
- lastenverlichting voor de aanbestedende diensten
- meer transparantie in het aanbestedingsproces
- door laagdrempeligere toegang neemt de concurrentie toe
- een grotere toegankelijkheid van opdrachten voor ondernemers
- een milieuvoordeel in de vorm van minder papiergebruik (en dus afval)
Grondslag
Richtlijn 2014/24 legt aanbestedende overheden verschillende verplichtingen op die geïmplementeerd zijn in de Aanbestedingswet. Aanbestedingsrichtlijnen 2014/23 en 2014/25 leggen verplichtingen betreffende aanbestedingen op aan overheden.
Uniform Europees Aanbestedingsdocument
Onder de voormalige Aanbestedingswet 2012 konden ondernemers gebruik maken van het Nederlandse model Eigen Verklaring. De aanbestedingsrichtlijn 2014/24 introduceert een nieuw Europees standaardformulier: het Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA). Dit is vastgelegd in art. 59 richtlijn 2014/24 en art. 2.84 herziene Aanbestedingswet 2012.
De Europese Commissie heeft een tool ontwikkeld waarmee de UEA online kan worden ingevuld, een gratis webdienst voor kopers, inschrijvers en andere partijen. Omdat de tool niet volledig functioneerde, heeft het ministerie van Economische Zaken een interactief pdf-document ontwikkeld. Hier kunnen overheidsorganisaties het UEA opstellen en door inschrijvers laten invullen.
Studie
In 2019 heeft het directoraat-generaal Interne Markt, Industrie, Ondernemerschap en MKB opdracht gegeven tot een studie over de toepassing van opkomende technologieën bij overheidsopdrachten. In deze studie werd onderzocht hoe overheden over de hele wereld gebruik maken van nieuwe technologieën bij de aanschaf van goederen en diensten.
Stand van zaken
In mei 2020 heeft de Europese Commissie een briefing gepubliceerd waarin zij knelpunten op het gebied van duurzame aanbestedingen signaleerd. Volgens de Europese Commissie kunnen aanbestedingen een essentiële factor zijn in het halen van de klimaatdoelstellingen van Parijs en het bewerkstelligen van een circulaire economie. De Commissie beveelt lidstaten aan om aanbestedingspraktijk op nationaal niveau onder de loep te nemen en te professionaliseren.
In 2019 heeft de Europese Commissie een studie gedaan naar de toepassing van nieuwe technologieën door overheden in openbare aanbestedingen. Het gaat om 96 projecten in 68 landen.
Vanaf 1 juli 2017 is elektronisch aanbesteden verplicht voor Europese aanbestedingen, waarvan de aankondiging gepubliceerd is op of na 1 juli 2017.