Last Updated on January 5, 2021
Op 16 april 2014 is de richtlijn inzake elektronische facturering bij overheidsopdrachten (2014/55/EU) in werking getreden. Hieraan voorafgaande heeft de Europese Commissie op 26 juni 2013 een ontwerprichtlijn eFacturering (COM(2013) 449) gepubliceerd met als doel een andere fase van de aanbestedingsprocedure te digitaliseren: facturering. E-Facturering moet de standaardvorm van facturatie voor overheidsopdrachten worden. De gekozen aanpak is tweeledig:
- Om een einde te maken aan de interoperabiliteitsproblemen tussen nationale normen, krijgt het CEN de opdracht een nieuwe Europese norm voor eFacturering te ontwikkelen waarmee de in een elektronische factuur op te nemen informatie wordt genormaliseerd die van wezenlijk belang is om de grensoverschrijdende interoperabiliteit mogelijk te maken en om ervoor te zorgen dat de wettelijke vereisten worden nageleefd. CEN verkrijgt het mandaat van de Commissie. Dit mandaat zal een lijst bevatten van minimumvereisten die in de norm moeten zijn opgenomen.
- Het voorstel voorziet in de verplichting voor de overheidsdiensten van de lidstaten om e-facturen die voldoen aan de nieuwe Europese norm, te aanvaarden.
DG Enterprise wil onder het motto “Reaping the benefits of electronic invoicing for Europe” dat in 2020 eFactureren de belangrijkste betaalmethode is voor factureren tussen overheid en bedrijfsleven.
Om de invoering van eFactureren te bevorderen heeft de Europese Commissie een forum ingericht: het European Multi Stakeholder Forum on Electronic Invoicing. Dit forum heeft tot doel de Europese Commissie te adviseren over het wegnemen van drempels bij de brede toepassing van eFactureren. Het MSP overkoepelt door de lidstaten in te richten nationale fora. In die nationale fora dient de aansturing van de adoptie van eFactureren voor de lidstaat te zijn belegd en via het MSP zouden die nationale plannen op elkaar kunnen worden afgestemd.
DG Markt wil het gebruik van eFactureren stimuleren ter ondersteuning van haar doelstellingen rond eAanbesteding. De acties die hieruit voortvloeien zijn niet afgestemd met het MSP. Eén van de mogelijke beleidslijnen voorziet in wetgeving. De impact asessment die hiervoor eind 2012 is gestart, heeft de geruchten rond op handen zijnde verplichting van eFactureren aangewakkerd.
Ook in de Single Market Act II wordt eFactureren als prioriteit benoemd. ‘make electronic invoicing the standard invoicing mode for public procurement’. Dit garandeert veel aandacht voor het onderwerp de komende jaren.
In 2010 is de Europese richtlijn betreffende het gemeenschappelijk stelsel van belasting over de toegevoegde waarde wat de factureringsregels betreft, aangenomen. Deze stelt de BTW voor elektronische facturen gelijk aan die van papieren facturen. Hierdoor wordt de drempel om eFactureren te gebruiken verlaagd. In Nederland is in maart 2012 de Wet op omzetbelasting gewijzigd om deze richtlijn om te zetten.
De Europese Commissie publiceerde een Mededeling over ‘Reaping the benefits of electronic invoicing for Europe’. Een belangrijke mededeling van de EC aangaande de toekomst en de te ondernemen acties. Lidstaten dienen een strategie te ontwikkelen ter bevordering van e-facturering op nationaal niveau. Deze strategie moet als doel hebben om onder andere het gebruik van e-facturering te bepleiten, met name in het mkb. Om ertoe bij te dragen dat deze doelstellingen worden gehaald, moeten de lidstaten nationale multi-belanghebbendenfora inzake e-facturering oprichten.
Nationale ontwikkelingen
Per 1 januari 2017 moeten leveranciers van de Rijksoverheid e-factureren. In samenwerking met het bedrijfsleven is deze verplichting opgesteld voor nieuwe inkoopovereenkomsten. Alle Rijksoverheidsdiensten zijn in staat om elektronische facturen (e-facturen) te ontvangen via Digipoort.
Verplichting voor wie?
De verplichting tot e-factureren geldt voor leveranciers aan de Rijksoverheid. Alle ministeries met hun kerndirecties en agentschappen vallen hieronder. In de inkoopvoorwaarden bij nieuwe overeenkomsten komt de verplichting te staan. Leveranciers die al vòòr 1 januari 2017 een overeenkomst hebben gesloten, zijn niet verplicht tot e-factureren, maar kunnen wel vrijwillig overstappen in overleg met hun opdrachtgever. Leveranciers die hun orders via een inkoopsysteem van de Rijksoverheid ontvangen, blijven op dezelfde wijze factureren als zij gewend zijn.
Medeoverheden
Volgens de EU-richtlijn 2014/55/EU moet uiterlijk 27 november 2018 alle benodigde voorzieningen getroffen zijn om eFacturen te kunnen ontvangen en verwerken door alle aanbestedende diensten. Gemeenten, provincies, waterschappen en zelfstandige bestuursorganen zullen e-factureren gaan eisen en overgaan tot e-factureren.
e-Factuur sturen naar de Rijksoverheid kan op 3 manieren:
- Via oplossingen van Logius:Logius biedt 2 oplossingen aan voor het sturen van e-facturen naar de Rijksoverheid. E-factureren via het leveranciersportaal en e-factureren via een directe koppeling met Digipoort.
- Via SimplerInvoicing
- Via oplossingen van marktpartijen
Voor verdere uitleg, zie:
https://www.logius.nl/diensten/e-factureren/detailinformatie/
Standpunt Nederland
Nederland staat zo positief tegenover deze richtlijn dat de implementatie met betrekking tot de Rijksoverheid al volbracht is per 1 januari 2017. Naar schatting zullen de medeoverheden ook het eFactureren al vòòr eind november 2018 volledig hebben ingevoerd. Nederland is zo positief over het eFacturen met name vanwege de vele voordelen die gepaard gaan met deze elektronische wijze.
Kort de voordelen op een rijtje:
- Gemakkelijker: de verwerking verloopt automatisch
- Sneller: geen papierstroom
- Nauwkeuriger: geen fouten door handmatige verwerking
- Goedkoper: geen print- en portokosten
- Minder papierverbruik en een lagere co2-uitstoot
Voortgang
De lidstaten en het Europees Parlement hebben in januari 2014 een akkoord bereikt over de voorgestelde richtlijn over efactureren. Deze richtlijn moet zorgen voor één standaard voor efactureren bij de overheid. Het Europees Parlement heeft in april 2014 over het akkoord gestemd. Ook de Raad heeft de richtlijn aangenomen. De richtlijn is dus nog voor de verkiezingen van het Europees Parlement in mei aangenomen. Dit betekent dat elektronische facturen die aan de nieuwe Europese standaard voldoen, zullen moeten worden geaccepteerd door alle Europese overheidsorganisaties.
Expertgroepen en comités
Het Europese Multi Stakeholder Forum voor eFactureren (E02650) werd in december 2010 per besluit van de Commissie opgericht en is sinds juni 2011 ook daadwerkelijk actief. De eerste bijeenkomst was in september 2011. Het Forum houdt zich vooral bezig met monitoren en stimuleren van het gebruik van eFactureren en het ondersteunen van de markt voor eFactureren. Elke lidstaat heeft een Nationaal Forum.
Op 14 Augustus 2017 is door de Europese Commissie het bestaan van het forum verlengd tot 31 juli 2020.
Voor de meest actuele informatie over eFactureren, zie ook:
http://ec.europa.eu/internal_market/publicprocurement/e-procurement/e-invoicing/index_en.htm